Privacyverklaring Kandidaten

Deze privacyverklaring is van toepassing op kandidaten (hierna: ‘kandidaat’) die geïnteresseerd zijn in werken bij ASR Nederland N.V. (hierna ‘a.s.r.’). In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan als je (direct of via een externe partij) bij ons solliciteert op een vacature, als je een vacature-alert aanmaakt, als je één van onze recruitmentevents bezoekt, als je onze website “werken bij a.s.r.” bezoekt of wanneer je contact opneemt met de recruiter of een andere contactpersoon van a.s.r.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op (toekomstige) medewerkers voor wie het indiensttredingsproces is gestart, medewerkers die in dienst zijn getreden van a.s.r., oud-medewerkers en op externe medewerkers (hierna: ‘medewerker’). Voor deze medewerkers geldt de Privacyverklaring medewerkers.

ASR Nederland N.V. is de verwerkingsverantwoordelijke en het aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens door de volgende entiteiten en labels (welke (mede) verantwoordelijk kunnen zijn voor de verwerking van persoonsgegevens): ASR Levensverzekering N.V., ASR Basis Ziektekostenverzekeringen N.V., ASR Aanvullende Ziektekostenverzekeringen N.V., ASR  Schadeverzekering N.V., ASR Vermogensbeheer N.V., ASR Real Estate B.V., ASR Vitaliteit en Preventieve Diensten B.V., ASR Premiepensioeninstelling N.V., ASR Vooruit B.V., ASR Re-integratie B.V., Ardanta en  Loyalis.

Bezoekadres: 
Archimedeslaan 10 
3584 BA Utrecht 

Postadres: 
Postbus 2072 
3500 HB Utrecht

a.s.r. en al haar merken gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. We houden ons daarbij aan  geldende (privacy)wetgeving. Alle medewerkers zijn tot geheimhouding gebonden en zij hebben de eed of belofte afgelegd waarmee ze verklaren dat ze integer en zorgvuldig zullen handelen.

Als je een vacature-alert aanmaakt of solliciteert op een vacature bij ons, stuur je ons persoonsgegevens toe. De gegevens die wij verwerken zijn in ieder geval: jouw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit, geboortedatum en geslacht. Gedurende het sollicitatieproces verwerken wij in ieder geval ook gegevens over jouw werkervaring, eventuele salarisgegevens, of je onder een doelgroep van de Participatiewet valt (in dat geval kunnen wij ook jouw BSN verwerken), opleidingen en de uitkomsten van assessments. Als je beschikt over een nationaliteit van een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan verwerken wij ook gegevens over jouw werk- en verblijfsvergunning. Wij verwerken ook gegevens die jij zelf aan ons verstrekt door het toesturen van jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae (zoals bijvoorbeeld jouw foto of social media profiel op bijvoorbeeld LinkedIn) of die je aan ons vertelt tijdens het sollicitatiegesprek.

Het kan zijn dat wij persoonsgegevens van jou verwerken die aan ons worden verstrekt door derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld een recruitment partner zijn zoals een werving- en selectiebureau of een uitzendbureau. Van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt ontvangen wij ook gegevens van het werkgevers service punt (UWV), gemeentes en jobcoachorganisaties.

De voor de sollicitatie relevante gegevens leggen wij vast in een kandidaatdossier.

Ook op de gegevens die wij van jou krijgen via social media platforms (zoals LinkedIn) is deze privacyverklaring van toepassing. Het gebruik van social media is verder jouw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de wijze waarop social media platforms omgaan met de door jou verstrekte persoonsgegevens. Wij wijzen je erop dat veel social media platforms buiten de EER zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de EER. De privacywetgeving van de EER geldt dan meestal niet. Wij raden je aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen te raadplegen voor meer informatie over de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken.

Wij behandelen jouw gegevens vertrouwelijk en verwerken deze alleen voor de volgende doeleinden. 

• Het toesturen van vacatures op basis van jouw vacature-alert of getoonde interesse tijdens één van onze recruitmentevents;
• Het online zoeken naar geschikte kandidaten.
• Het bepalen/beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd;
• Voor communicatie tijdens het sollicitatieproces;
• Het in gang zetten van het indiensttredingsproces;
• Het beveiligen van gebouwen en het registreren van bezoekers;
• Voor het opnemen van contact met referenten die je met ons deelt. We gaan er vanuit dat de referent akkoord is met het delen van zijn/haar gegevens;
• Voor het op geaggregeerd niveau analyseren en rapporteren over de door ons uitgevoerde recruitment activiteiten;

• Voor het voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:

• Je hebt toestemming gegeven voor de verwerking. Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming kun je jouw toestemming te allen tijde weer intrekken.
• De verwerking is noodzakelijk voor het opstellen van jouw (arbeids)overeenkomst als wij deze met elkaar aangaan.
• De verwerking is noodzakelijk vanwege een gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om vacatures aan jou toe te sturen omdat je een vacature-alert hebt aangemaakt of omdat je contact zoekt met een a.s.r. contactpersoon.

• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 

De persoonsgegevens die wij van jou vragen zijn nodig voor de hiervoor genoemde doeleinden. Als je deze gegevens niet verstrekt, heeft dit mogelijk invloed op het recruitment proces.

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen. Wij hebben deze maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Wij besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen. De veiligheid van ons dataverkeer houden wij 24 uur per dag in de gaten. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen voor training van onze medewerkers op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerde medewerkers die toegang moeten hebben tot jouw gegevens kunnen jouw gegevens inzien en verwerken. Al onze medewerkers hebben de eed of belofte afgelegd. Medewerkers beloven of verklaren hierbij dat ze zich houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en integer zullen handelen.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld of om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf op basis van wet- en regelgeving bepaald hoe lang wij jouw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een bewaartermijnenbeleid opgesteld.

Wij bewaren de meeste persoonsgegevens van jou tot vier weken na de afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je ons toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld om je te kunnen benaderen voor eventuele toekomstige vacatures. In dat geval bewaren wij jouw persoonsgegevens tot maximaal één jaar vanaf het moment dat je toestemming hebt gegeven. Wij vragen jouw toestemming zodra je solliciteert via onze recruitmentportal. Je kunt jouw toestemming te allen tijde weer intrekken. Dit kun je doen door jouw account in ons recruitmentportal te verwijderen, je af te melden voor de vacature-alert of door ons te vragen om jouw gegevens te verwijderen.

Indien jouw sollicitatie leidt tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst, worden je persoonsgegevens bewaard in overeenstemming met het bewaartermijnenbeleid voor persoonsgegevens van werknemers.

Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de hiervoor genoemde doeleinden noodzakelijk is en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen. Wij verstrekken jouw persoonsgegevens onder meer aan de volgende derden.

Binnen a.s.r.
Wij wisselen jouw persoonsgegevens uit binnen ASR Nederland N.V. Hiermee bedoelen we merken en entiteiten die onder ASR Nederland N.V. vallen. Wij stellen deze gegevens alleen ter beschikking aan degenen binnen a.s.r. die deze gegevens vanwege hun functie nodig hebben. Dat zijn bijvoorbeeld degenen die met jou het sollicitatiegesprek voeren.

Buiten a.s.r.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook uitwisselen buiten a.s.r. In dat geval wisselen wij jouw persoonsgegevens uit met zakelijke relaties zoals uitzendbureaus, bemiddelingsinstanties, werving en selectiebureaus, dienstverleners en (indien noodzakelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving) bevoegde overheidsinstanties. Bij de meeste vacatures vragen wij je om tijdens de sollicitatieprocedure een online assessment te doen. In dat geval wisselen wij jouw gegevens uit met een assessmentbureau.

Wij kunnen ook de verwerking van jouw persoonsgegevens uitbesteden aan derde partijen zoals een IT leverancier. Waar wij verantwoordelijk blijven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens maken wij met deze partijen duidelijke afspraken om jouw privacy te waarborgen.

Jouw persoonsgegevens worden nooit doorverkocht.

Doorgifte persoonsgegevens buiten EER
Jouw gegevens worden veelal verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we gegevens delen metpartijen die gevestigd zijn in een land buiten de EER of wanneer persoonsgegevens buiten de EER verwerkt worden, dan zorgen we ervoor dat de bescherming van jouw persoonsgegevens voldoende gewaarborgd blijft. Wij maken dan bijvoorbeeld gebruik van de Standard Contractual Clauses (Europese modelcontractbepalingen). We maken duidelijke afspraken met partijen, zodat verwerkingen volgens Europese wetgeving plaatsvinden.

Op sommige momenten kan sprake zijn van profilering, bijvoorbeeld wanneer wij je vragen een assessment te doen. Op basis van door jou opgegeven persoonlijke voorkeuren tijdens een assessment wordt een profiel van jou gemaakt. Dit maakt onderdeel uit het van het recruitment proces. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. 

De privacywetgeving blijft in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen om up-to-date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij vragen je daarom deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft. Als er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring kandidaten, volgt daarover een duidelijke kennisgeving (bijvoorbeeld op onze website).

Deze Privacyverklaring kandidaten is voor het laatst aangepast op 1 mei 2023.